Ştampilele trebuie păstrate în uz. La ce pericole s-ar ajunge dacă s-ar renunţa la ştampile

Ştampilele si sigiliile se folosesc de secole, fiind instrumente de siguranţa si autenticitate pentru actele oficiale. Renunţarea la utilizarea ştampilei ar putea duce la situaţii neplacute si probleme pentru instituţii, sustin reprezentanţii Rubin 2000, importator si distribuitor autorizat de ştampile şi accesorii Trodat.

Reprezentanţii Ministerului Finanţelor au precizat pentru cotidianul ‘România libera’ că ştampila este necesară doar în anumite cazuri. Cu toate acestea, Ordinul 65/2015 al ministrului Finanţelor stipulează faptul că, pentru depunerea situaţiilor financiare anuale, companiile trebuie sa prezinte formulare-tip completate, semnate si stampilate de către administrator. De asemenea, Ordinul 3512/2008 al ministrului Finanţelor reglementează foarte clar obligativitatea ştampilarii chitanţelor. În consecinţă, anumite operaţiuni uzuale se pot realiza cu usurinţă fară necesitatea utilizării ştampilei, în timp ce doar unele sensibile au această obligativitate.

Ştampila este un element de personalizare si de sigurantă pentru orice firmă, organizație a statului sau din domeniul financiar-bancar din România pentru transmiterea oricarui document „oficial”. Stampila este folosita, asadar, ca element de personalizare, autentificare a semnăturii si de siguranța, spre deosebire de semnatură care poate varia în funcție de starea de spirit a persoanei, oboseala şi în funcție de nivelul de concentrare. Lipsa ștampilei poate să constituie în anumite cazuri o condiție de nulitate a actului administrativ emis de autoritați. Cât timp se vor utiliza documente pe suport de hârtie, ștampila va rămane cel mai utilizat instrument de autentificare!

‘Multe probleme pot fi prevenite de companii prin utilizarea ştampilei. Acest obiect mic, accesibil oricui, are un beneficiu care nu poate fi trecut cu vederea: este un instrument de autentificare şi siguranţă’ a subliniat Florin Pantelimon, Managing Partner Rubin 2000. ‘Ţinând cont că doar anumite persoane au acces şi dreptul de a utiliza ştampila în cadrul unei companii, se previn astfel multe situaţii cu potenţiale consecinţe negative majore, atât financiare, cât şi de imagine şi organizaţionale.’

Ştampilele sunt vitale pentru diverse instituţii precum Poliţia de Frontieră Română, Poşta Română, bănci, instituţii ale statului (ministere, şcoli, primării, spitale, policlinici şi aşa mai departe), renunţarea la utilizarea ştampilei pentru aceste organizaţii putând aduce cu sine numeroase probleme şi riscuri de fraudă. Pentru verificarea autenticităţii unui înscris sunt atent cercetate ştampila, semnătura şi toate elementele de siguranţă, solicitându-se expertizarea lor dacă există dubii în privinţa lor. Falsificarea instrumentelor de marcare sau autentificare se pedepseşte: de exemplu, folosirea fără drept a unui sigiliu ori a unei ştampile cu stema ţării se pedepseşte cu închisoare de la 3 luni la 2 ani sau cu amendă.

Pentru o companie, preţul ştampilelor este neglijabil în comparaţie cu problemele care să apară în urma falsificării facturilor, semnarea unor facturi de către persoane neautorizate ale firmei sau care nu sunt angajaţii firmei, operaţiuni bancare realizate de către persoane neautorizate etc. Uneori se întâmpla ca angajaţii să nu aibă cele mai oneste interese, moment în care necesitatea ştampilarii unui act ajută compania să se protejeze, documentul putând fi ştampilat doar de persoane care se află în posesia respectivei stampile, persoane de încredere în firmă. Astfel, printr-o simplă acţiune, riscul unor probleme ulterioare pentru companie scade foarte mult. Este indicat, de asemenea, să fie necesară ştampilarea contractelor pentru prevenirea unor fraude, în cazul falsurilor putând să apară riscuri cu implicaţii majore.

Daca s-ar renunta complet la utilizarea ştampilei în activitatea companiilor, după cum am arătat anterior, s-ar putea să apară numeroase probleme. Pentru soluţionarea acestora, atât persoanele fizice, cât şi cele juridice, ar fi reprezentate de notari şi avocaţi, însă s-ar ajunge oricum la timp pierdut, bani investiţi în această direcţie, toate putând fi, în esenţă, evitate prin folosirea ştampilei ca modalitate de securizare a documentelor.

„Orice proces se câştigă automat dacă este evitat, iar birocraţia nu se vede în numărul total de ştampile folosite în ţară, ci în modul de organizare a institutţilor statului, optimizarea procedurilor instituţiilor statului şi realizarea unor baze de date integrate fiind vitale în acest sens” consideră reprezentanţii Rubin 2000.

Semnatura electronică versus ştampila

S-a inceput de ceva timp utilizarea semnaturii electronice, proces care ajuta la fluidizarea procedurilor, inclusiv in relatia cu administratia publica. Aceasta semnatura este folosita de multe institutii si persoane. Dat fiind procesul destul de strict in urma caruia o persoana/companie ajunge sa poata beneficia de semnatura electronica, acesata poate fi considerata sigura. Semnatura electronica nu este insa cunoscuta sau inteleasa de toti cetatenii. Sevil Sumanariu, presedinte ANIAP si Sef Serviciu Informatica Consiliul Judetean Constanta, a explicat faptul ca pentru autentificarea unui document, semnatura electronica nu se poate utiliza decat pe o arie restransa:

‘In administratia publica se lucreaza cu cetateanul, care este obisnuit, dupa modelul traditional, sa primeasca o hartie cu semnatura si stampila. Indiferent daca i se explica faptul ca respectivul document este semnat electronic! Aceste conceptii functioneaza inca in Romania nu numai la nivelul cetateanului, ci de foarte multe ori si in institutii — cand se solicita un document urmeaza intrebarea fireasca: Unde este stampila, unde este semnatura?’. (sursa informatiei: https://www.certsign.ro/certsign/despre-noi/presa/aparitii/Stampila-ramane-rege-in-administratia-publica)

Iată aşadar ca semnatura electronica are limitarile sale, iar stampila ramane ‘rege’ in administratia publica.

‘Ştampila rămâne cel mai bun element de siguranţă pentru documentele tipărite’ adaugă Florin Pantelimon. ‘Oamenii sunt obişnuiti cu utilizarea şi necesitatea ştampilei, iar aceasta este utilă nu doar companiilor private, ci şi instituţiilor statului, pentru a preveni variate falsuri de contracte, chiţante ori rapoarte administrative. Poţentialele pericole care ar apărea odată cu renunţarea la utilizarea ştampilei au implicaţii negative mult mai mari decât continuarea folosirii ştampilei în lipsa unor alte modaliăţi de securizare a documentelor tipărite.’

foto : apiscrm.ro